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pododesk Kalender Synchronisation einrichten

Sie können sich grundsätzlich auf jedem internetfähigen Gerät bei pododesk einloggen und Ihren Kalender einsehen. Auf einem mobilen Gerät mit kleinem Display kann das jedoch schnell unübersichtlich werden. Eine komfortablere Möglichkeit Ihren Terminkalender auf externen Geräten einzusehen bietet pododesk mit der sogenannten "Kalender-URL".

Die Kalender-URL kann der Inhaber jeder Praxis für alle Mitarbeiter separat erstellen und verwalten. Jede Kalender URL beinhaltet alle zukünftigen Termine, sowie die Termine der verganegnen 90 Tage, des jeweiligen Mitarbeiters.


Inhalt dieses Hilfeartikels:


Um eine Kalender-URL zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis: Als Mitarbeiter einer Praxis kontaktieren Sie bitte den Praxisinhaber. Dieser kann Ihnen die Kalender-URL (wenn gewünscht) zur Verfügung stellen.

  1. Rufen Sie die Einstellungen auf und navigieren Sie zu dem Tab "Mitarbeiter":
    (Sollten Sie den Tab Mitarbeiter nicht sehen sind Sie nicht der Inhaber der Praxis bzw. nicht als Administartor eingestellt - falls Sie als Inhaber Ihren Mitarbeitern diese Funktionalität als Administartor freischalten möchten, wenden Sie sich bitte unter support@pododesk.de an uns.)
       
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus für dessen Termine Sie eine Kalender URL erzeugen möchten.
  3. Klicken Sie auf "Kalender-URL erzeugen" und bestätigen den Dialog mit "ok"
     

Der erzeugte Link kann nun verwendet werden um auf einem externen Gerät die Synchronisierung der Termine dieses Mitarbeiters einzurichten. Diese Synchronisierung beinhaltet lediglich den lesenden Zugriff auf alle Termine. Das Hinzufügen von neuen Terminen diesem Gerät ist vorerst noch nicht möglich. Loggen Sie sich hierzu bitte wie gewohnt bei pododesk ein.

✦ Bitte behandeln Sie die erzeugte Kalender-URL vertraulich und geben diese nur an Personen weiter, denen Sie den Zugriff auf die entsprechenden Termine gewähren wollen.

 


Zur Einbindung der Kalender-URL im Google Kalender auf Ihrem Computer gehen Sie wie folgt vor (die Einrichtung über die Google Kalender App am Handy ist nicht möglich):

  1. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten zur Erstellung einer pododesk Kalender-URL und kopieren Sie diese in die Zwischenablage (mit einem Klick auf "Kalender URL" erledigt pododesk dieses automatisch für Sie)
  2. Rufen Sie den Google Kalender auf Ihrem Computer auf und melden sich mit Ihrem Google Konto an (falls nicht bereits erfolgt):
    ➦ calendar.google.com
  3. Rufen Sie "Per URL" auf, indem Sie auf das Plus-Symbol neben "Weitere Kalender" klicken (dieser Bereich befindet sich in der linken Seitenleiste vom Google Kalender).

  4. Fügen Sie jetzt die pododesk Kalender-URL aus Ihrer Zwischenablage in das Feld "URL des Kalenders" ein und bestätigen Sie den Dialog mit "Kalender hinzufügen" ("Den Kalender öffentlich machen" bitte nicht aktivieren).

  5. Wenn die Kalender-URL erfolgreich hinzugefügt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand. Anschließend können Sie über den Pfeil in der linken oberen Ecke zur Kalenderansicht zurückkehren.



  6. Um die Farbe des Kalenders anzupassen klicken Sie rechts neben dem jetzt angezeigten pododesk Kalender in der linken Seitenleiste die drei Punkte, die sichtbar werden, sobald Sie mit der Maus über den Kalendernahmen fahren, und wählen eine beliebige Farbe aus.

  7. Abschließend aktualisieren Sie bitte die Google Kalender Seite über den runden Pfeil links oben im Chrome damit die korrekten Namen für die pododesk Kalender geladen werden.

    In Einzelfällen kann es vorkommen, dass der von pododesk vorgesehene Kalendername trotz Aktualisierung nicht richtig geladen wird (der Name beginnt stattdessen dann mit "https://www.pododesk..."). Bitte vergeben Sie in diesem Fall manuell einen eigenen Namen, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Kalendernamen und dann auf "Kalendereinstellungen" klicken. Hier können Sie unter "Kalendername" einen beliebigen neuen Namen vergeben.

Weitere Hilfe zum Hinzufügen der Kalender URL im Google Kalender erhalten Sie in der Google Hilfe unter dem Punkt "Kalender mithilfe eines Links hinzufügen" in folgendem Artikel:
➦ support.google.com/calendar/answer/37100

 Bitte beachten Sie folgenden wichtigen Hinweis zur Synchronisation der Termine im Google Kalender: Auf Grund einer Einschränkung im Google Kalender werden die Termine aus pododesk nur alle 3 bis 12 Stunden synchronisiert. Leider lässt sich die Synchronisation auch manuell nicht häufiger anstoßen.

✦ Tipp: Über den Google Kalender können Sie nach der entsprechenden Einrichtung der Synchronisation verschiedene Terminerinnerungen aktivieren. Wie das geht erfahren Sie in dem folgenden Hilfeartikel:
support.terminerinnerung-mitarbeiter.pododesk.de

 


Zur Einbindung der Kalender URL auf einem Android Handy oder Tablet gehen Sie wie folgt vor:

Sollten Sie über einen Google Account verfügen, mit dem Sie Ihr Android Handy nutzen und den gewünschten pododesk Kalender bereits am Computer in Ihrem Google Kalender eingerichtet haben, wird dieser automatisch auch in der Kalender App auf Ihrem Handy angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Kalender Synchronisation für den betroffenen Google Account in den Einstellungen unter Konten aktiviert haben.

✦ Bitte beachten Sie, dass auch auf dem Handy die pododesk Termine nur alle 3 bis 12 Stunden synchronisiert werden.

 

Um den pododesk Kalender häufiger auf Ihr Android Handy synchronisieren zu können benötigen Sie eine zusätzliche App aus dem Google Play Store. Mit Hilfe dieser App ist die Einrichtung direkt auf dem Android Handy auch ohne Nutzung des Google Kalenders möglich und der Synchronisationsintervall lässt sich auf bis zu 15 Minuten reduzieren.

➦ play.google.com/store/apps/details?id=com.icalparse.free (kostenlose App zum testen)
➦ play.google.com/store/apps/details?id=com.icalparse (kostenpflichtige App zur unbegrenzten Nutzung)

Für eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung dieser App setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung!



Zur Einbindung der Kalender URL auf einem Apple iPhone, iPod oder iPad (iOS) gehen Sie wie folgt vor (Anleitung für iOS 10 & 11):

  1. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten zur Erstellung einer pododesk Kalender-URL.
    Sollten Sie Probleme dabei haben, die Kalender URL über Ihr iPhone in poododesk zu generieren, können Sie das Generieren im ersten Schritt an einem Computer vorzunehmen. Übertragen Sie die URL danach z.B. per Email auf Ihr iOS Gerät - kopieren Sie die URL dann auf dem mobilen Gerät in die Zwischenablage (URL lange gedrückt halten und dann "Kopieren" antippen)
  2. Sollten Sie die Kalender URL jetzt auf Ihrem Gerät in einer App wie Notizen oder Mail vorliegen haben, können Sie den Link anklicken und das Gerät wird Sie automatisch fragen, ob Sie den entsprechenden Kalender abonnieren möchten. Bestätigen Sie dies mit "Abonnieren" und danach können Sie Ihre Termine direkt im Kalender des Geräts einsehen (bitte die Kalender URL nicht über die Adresszeile der Safari App aufrufen, dabei wird Ihnen angeboten die aktuellen pododesk Termine in Ihren Kalender zu importieren, dies ist jedoch nicht das gleiche wie die benötigte Einrichtung als Kalender Abo wie sie in den weiteren Schritten beschrieben wird). In diesem Fall können Sie die Schritte 3. bis 9. überspringen. Beachten Sie bitte das dieses Vorgehen nicht funktioniert, wenn Sie den Link auf Ihrem iOS Gerät in der Google Mail App aufrufen und diese so konfiguriert ist, dass Sie Links mittels Google Chrome App öffnet. In diesem Fall verfahren Sie bitte weiter wie in Schritt 3. bis 9. beschrieben.

    1. iOS Version 11: Öffnen Sie die "Einstellungen" App und wählen "Accounts & Passwörter" in der Seitenleiste aus.
    2. iOS Version 10: Öffnen Sie die "Einstellungen" App und wählen "Kalender" in der Seitenleiste aus.
    3. In früheren iOS Versionen heißt der Punkt in den Einstellungen noch "Mail, Kontakte, Kalender", weiter unten finden Sie einen Link zu einer ausführlichen Anleitung für ältere iOS Versionen.
  3. Wählen Sie auf der rechten Seite "Accounts" und dann "Account hinzufügen"
  4. Wählen Sie den Typ "Andere" und dann "Kalenderabo hinzufügen"
  5. Jetzt fügen Sie die pododesk Kalender URL in das Feld "Server" ein (tippen Sie dazu in das Eingabefeld und wählen "Einsetzen")
  6. Bestätigen Sie den Dialog mit "Weiter".
    Auf einigen Geräten kann es an dieser Stelle zu einem Fehler im Verbindungsaufbau kommen (Meldung: "Verbindung über SSL unmöglich"). Wir arbeiten zur Zeit an einer Lösung um dies zu verhindern. In diesem Fall melden Sie sich bitte bei uns, damit wir wissen das Sie betroffen sind. Wir geben Bescheid, sobald wir eine Lösung gefunden haben. 
  7. Im nächsten Fenster können Sie bei Bedarf den Namen des Kalenders anpassen, dieser wird später in der Kalender App verwendet. Alle anderen Einstellungen auf dieser Seite bleiben unverändert.
  8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "Sichern".
Sie finden Ihre pododesk Termine jetzt in der App "Kalender". Hier können Sie über den Link "Kalender" am unteren Bildschrimrand alle verfügbaren Kalender anzeigen und den pododesk Kalender nach bedarf ein- oder ausblenden.

 

Eine Anleitung für ältere iOS Versionen finden Sie unter folgendem Link:
➦ dallmer.de/de/aktuell/ics_kalender_abo.php

✦ Der Synchronisationsintervall auf Ihrem iOS Gerät beträgt in der Regel 15 Minuten.

 


Zur Einbindung der Kalender URL auf einem Apple Mac (macOS) gehen Sie wie folgt vor:

  1. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten zur Erstellung einer pododesk Kalender-URL und kopieren Sie diese in die Zwischenablage (mit einem Klick auf "Kalender URL" erledigt pododesk dieses automatisch für Sie)
  2. Öffnen Sie die Anwendung "Kalender" auf Ihrem Mac
  3. Wählen Sie "Ablage" in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand und klicken auf "Neues Kalenderabonnement ..."
     
  4. Fügen Sie jetzt die pododesk Kalender URL aus Ihrer Zwischenablage in das Feld "Kalender-URL" ein und bestätigen den Dialog mit "Abonnieren".

    Auf einigen Geräten kann es an dieser Stelle zu einem Fehler im Verbindungsaufbau kommen (Meldung: "Beim Abonnieren des Kalenders ist ein Fehler aufgetreten."). Sollte dies bei Ihnen der Fall sein melden Sie sich bitte bei uns.
  5. Im folgenden Fenster können Sie die Einstellungen des Kalender Abo anpassen - dazu gehören Name, Farbe und Synchronisationsintervall unter "Automatisch aktualisieren" - dieser steht zu Beginn auf "Wöchentlich" und kann beliebig verändert werden.
     
  6. Bestätigen Sie den Dialog mit "ok".
  7. Die pododesk Termine werden nach einigen Sekunden automatisch in Ihrem macOS Kalender angezeigt.

Weitere Hilfe zum Hinzufügen des Kalenders im macOS Kalender erhalten Sie in der Apple Hilfe unter folgendem Link:
➦ support.apple.com/kb/PH11523

 


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